di Roberto Vacca

Conviene tentare di prevedere l’avvenire, anche se non è facile, e sebbene talora sia impossibile. Questi tentativi fatti per scopi personali, possono essere più efficaci se si ispirano alle procedure standard impiegate nel management aziendale. Queste mirano a produrre il programma aziendale relativo a un anno o a un quinquennio. Il bilancio di previsione – o business plan, come viene chiamato spesso – proietta previsioni su: fatturato, costo del prodotto, spese di amministrazione, progettazione, commerciali e generali, interessi bancari, tasse, profitto (o perdita), quando i clienti pagheranno le fatture, quanto e quando saranno pagati i fornitori, stipendi, salari, assicurazioni sociali, investimenti in attrezzature, ammortamenti, etc. . Il business plan viene redatto sotto forma di documenti contabili relativi ai periodi futuri, ma del tutto analoghi a quelli prodotti ogni anno (o meglio ogni mese) dalle aziende gestite bene. Questi documenti di previsione, disaggregati mese per mese, sono: Profitto e Perdite, bilancio, flusso di cassa, conto pagamenti clienti, ordini inevasi (backlog) e nuovi ordini. Al nome di ciascuno si aggiunge l’ indicazione “previsione” (forecast).

In alcune aziende il business plan ha carattere sacro. Ormai tutti lo redigono con l’aiuto di un computer le cui procedure sono automatizzate. Si è osservato che vanno fallite più spesso delle altre le aziende che non preparano affatto il business plan in base alla teoria che l’ avvenire è nel grembo di Giove e nessuno lo può prevedere.

Il flusso di cassa – la situazione dinamica delle entrate e uscite di contante (o equivalenti) che influenzano la situazione di tesoreria, cioè la disponibilità di soldi in cassa (o in banca) – è la variabile aziendale più criticamente influenzata dal tempo. Si chiama “cash flow” anche il documento (statement) in cui si registra: quanti soldi c’ erano in cassa all’ inizio del mese, quanti soldi entrano ed escono fisicamente durante il mese e, quindi, quanti soldi ci sono alla fine del periodo. È vitale cercare di prevedere i cash flow futuri anche nelle ipotesi di nuove politiche, nuove iniziative, ingresso in settori nuovi. Perchè? Ma perchè il conto profitti e perdite non racconta tutta la storia: può riportare un profitto brillante, ma si riferisce a somme fatturate – non incassate. Se i clienti pagano con ritardo enorme, non avremo soldi in cassa e dovremo prenderli in prestito dalla banca. Così i profitti sperati andranno, invece, tutti a pagare gli interessi. Magari non basteranno e un’ azienda apparentemente prospera andrà a finire male a causa di scarsa liquidità.

Le finanze aziendali prosperano solo se si basano su: una contabilità tempestiva, accurata e fedele, un’ amministrazione oculata, un piano dei conti ben progettato – elementi essenziali del management quanto la qualità del prodotto o del servizio fornito e la strategia commerciale. Naturalmente le previsioni citate raramente si verificano molto esattamente. Vanno fatte ugualmente perché permettono di apprezzare quale sia la situazione dell’azienda – se si controllano ogni mese od ogni settimana gli scostamenti dei risultati effettivi da quelli previsti esplicitamente nel piano.

I manager dovrebbero garantire la loro “accountability”, cioè la responsabilità totale [e morale] di ogni azione, omissione, situazione, decisione

Come accennavo all’inizio, conviene assicurare una responsabilità simile anche verso noi stessi. Tacitamente o in modo dichiarato, ci poniamo obiettivi da raggiungere in tempi futuri. Fra questi: la preparazione a un esame, l’apprendimento di un’arte o di una lingua, la produzione di oggetti, il raggiungimento di certi traguardi in attività atletiche, il guadagno di certe somme. Il successo sarà più probabile se controlleremo frequentemente a che punto siamo arrivati rispetto al piano iniziale. Se portiamo troppo ritardo, formuliamo e adottiamo un piani di emergenza.

Trattati severamente, dunque: conviene essere un po’ l’aguzzino di te stesso – in greco si diceva “eautontimoroumenos” – parola che Menandro usò come titolo di una sua tragedia, 23 secoli fa.